22 - 25/09/2019    |   Antwerp Expo  |  11:00 - 18:00
  • nl
  • fr

Exposantenhandleiding

Algemene voorwaarden

Met de registratie heeft u getekend voor de algemene voorwaarden, deze kunt u hier downloaden en bekijken.

Badges

Alle exposanten ontvangen badges bij het inchecken op het secretariaat van de beurs, deze ontvangt u niet per post. De badges worden pas overhandigd nadat alle openstaande bedragen zijn voldaan. Bancontact is beschikbaar. Badges zijn niet nominatief.

Bereikbaarheid

Voor de bereikbaarheid verwijzen wij u graag naar de pagina praktische informatie.

Betalingen

Alle nog openstaande bedragen dienen voor het inchecken te zijn voldaan. Openstaande bedragen kunnen bij het inchecken worden voldaan per credit card met een toeslag van 5% administratie en credit card kosten. Fairs Consult accepteert cash, maar geen cheques.

Beurs locaties

De editie vindt plaats op:
– Antwerp Expo, Jan van Rijswijcklaan 191, 2020 Antwerpen België

Beurs secretariaat

Het beurs secretariaat bevindt zich tussen hal 4 en hal 1. Hier kunt terecht om in te checken en voor alle vragen m.b.t. uw deelname.

Bezoekers registratie

Bezoekers kunnen zich registreren via de volgende mogelijkheden:

→ € 10,00 per persoon  – zonder vooraf registratie online
→ Gratis toegang via exposanten en partners

BTW terugvorderingen voor exposanten met een buitenlands BTW nummer

Vanaf 01/01/2011 is er een wijziging in het BTW reglement, waardoor buitenlandse exposanten (met een buitenlands factuuradres) binnen de EU met een correct BTW nummer 0% BTW gefactureerd krijgen. Hiervoor dient de exposant wel aan te tonen dat het nummer correct is. Exposanten met een Belgisch factuuradres zullen 21% BTW betalen. Heeft u nog BTW terug te vorderen van voorgaande edities? Dan kunt u hier het document toelichting BTW recuperatie downloaden.

Catering

Tijdens de beursuren kan er catering voorzien worden. Voor uitgebreide standcatering gelieve Antwerp Expo rechtstreeks te contacteren op +32 (0)3 260 81 20 of antwerpexpo@artexis.com.

Ecologische organisatie

Fairs Consult organiseert al haar beurzen ecologisch, waardoor exposanten geen post meer ontvangen. Alle communicatie en facturatie gebeurt dan ook digitaal. Ook het tapijt in de hal is recycleerbaar.

Evaluatie

Binnen één maand na afloop beurs ontvangt u van de organisatie een enquête. De evaluatie van deze enquête zal worden gecommuniceerd.

Exposanten borrel

Alle exposanten zijn dagelijks uitgenodigd voor de exposanten drink van 18:00 tot 20:00 uur. Uitgezonderd woensdag 22 maart = afbraak

Exposanten met eigen standenbouw

  • Antwerp Expo verplicht ons een keuring te laten uitvoeren op alle elektriciteit aansluitingen en standenbouw. Een keuringsverslag wordt op de stand nagelaten.
  • Bij afkeuring stand wordt een tweede keuring uitgevoerd na afspraak standenbouwer.
  • Een derde keuring valt extra in regie ten laste van de standhouder/exposant
  • Zonder goedkeuring van de officiële keuringsdienst kan de stand niet worden opengesteld.
  • Kosten keuring: Keuringkosten bedragen 2,1 €/m2 met maximum van 150 €

Hotel

Geniet van voordelige tarieven in Crowne Plaza Antwerpen, op slechts 10 minuten wandelafstand van Antwerp Expo, via deze link.

Klik hier voor overige hotels in de buurt.

Internet

Gratis Hotspot

Meubiliar

Een overzicht van het beschikbare meubilair is te vinden via de webshop.

Nabestellingen tot 2 weken voor aanvang beurs

Bestellingen via de webshop dienen 2 weken voor de beurs te zijn gedaan. Voor alle orders na deze datum geldt een toeslag van 25%.

Opbouw / Afbraak – Poort

Hal-4: Gelieve de poort 4B/4C, 4D, 4E te gebruiken (zie plan)
Hal-1: Gelieve de poort 1A / 1B te gebruiken (zie plan)
Hal-2: Gelieve de poort 2A / 2B te gebruiken (zie plan)

Ophangingen

Klik hier om plan te downloaden. Stuur daarna deze info naar info@bibacplus.be

Parkeren

Direct naast de hal kunt u uw auto parkeren. De kosten zijn € 7,00 per dag. Deze kosten kunt u ter plaatse betalen.

Op onze webshop bieden wij ook parkeerabonnementen aan. Een abonnement is geldig voor 4 dagen en hiermee kan u ongelimiteerd op- en van de parking rijden.

Tijdens de opbouw & afbraak is de exposantenparking gratis.

Perslucht

Aanvragen bij organisatie via info@bibacplus.be

Planten en bloemen

Diverse planten zijn te bestellen via de webshop.

Sponsordeelname

Exposanten kunnen deelnemen als sponsor van Bibac Plus. Wij kunnen u 4 sponsorpakketten aanbieden:

Sponsorpakket A

Dit sponsorpakket bestaat uit: opname van uw logo op elektronische nieuwsbrieven, direct mailing campagnes met bezoekersfolders, catalogus, website en plan van de beurs. Om als sponsor van dit pakket opgenomen te worden dient u minimaal 32 m² naakte oppervlakte te huren. De prijs per sponsorpakket bedraagt € 1.500,00 en er worden maximaal 8 sponsors toegelaten. Eén exposant kan slechts één sponsorpakket A bestellen, eventueel in combinatie met sponsorpakketten B, C en/of D.

Sponsorpakket B

Dit sponsorpakket bestaat uit: ongelimiteerd flyeren tijdens de openingsuren van Bibac Plus aan de inkom (ingang 2) en in de wandelgangen van de verschillende hallen (niet op de stands!) via hostesses/stewards (max 2). Om als sponsor van dit pakket opgenomen te worden dient u minimaal 32 m² naakte oppervlakte te huren. De prijs per sponsorpakket bedraagt € 1.500,00 en er worden maximaal 2 sponsors toegelaten. Eén exposant kan slechts één sponsorpakket B bestellen, eventueel in combinatie met sponsorpakketten A, C en/of D.

Sponsorpakket C

Dit sponsorpakket bestaat uit: het uitdelen van met uw logo bedrukte goodiebags tijdens de openingsuren van Bibac Plus aan de inkom (ingang 2) van de beurs via hostesses/stewards (max 2). Om als sponsor van dit pakket opgenomen te worden dient u minimaal 32 m² naakte oppervlakte te huren. De prijs per sponsorpakket bedraagt € 1.500,00 en er worden maximaal 2 sponsors toegelaten. Eén exposant kan slechts één sponsorpakket C bestellen, eventueel in combinatie met sponsorpakketten A, B en/of D.

Sponsorpakket D

Dit sponsorpakket bestaat uit: de officiële exposanten-lanyards (neklinten) worden met uw firmanaam en logo bedrukt. Om als sponsor van dit pakket opgenomen te worden dient u minimaal 32 m² naakte oppervlakte te huren. De prijs per sponsorpakket bedraagt € 750,00 en er wordt maximaal 1 neutrale sponsor toegelaten. Dit kan eventueel in combinatie met sponsorpakketten A, B en/of C.

Stand types

Standtype A (exclusief standbouw)

Wanneer u dit type stand heeft besteld zal enkel de beursvloer zichtbaar zijn. Tapijt en wanden zijn hierbij niet inbegrepen. Standaard zullen hierbij kosten voor de controle van het elektrisch materiaal in rekening worden gebracht à € 2,10 per m2. De controle zal worden uitgevoerd door een erkende organisatie.

Standtype B en C (inclusief standbouw)

Wanneer u dit type stand heeft besteld, zijn de volgende zaken inbegrepen:

  • Tapijt
  • Wanden
  • Frieslijst
  • Naambord – Vermeld zoals aangegeven op het registratie formulier. Voor wijziging tijdens de opbouw zal een bedrag van € 37,00 in rekening  worden gebracht.
  • Verlichting – 1 spot per 4m2
Extra’s:
  • Elektriciteit is verplicht en zal altijd apart in rekening worden gebracht. De minimale afname is 2200 Watt à € 220,00 voor de beurs periode. Verzwaringen of extra aansluiting via webshop onder button exposanten.
  • Meubilair is apart te bestellen, zie de button meubilair.
  • De vaste deelname kosten van € 350,00 zullen ook apart in rekening worden gebracht per exposant. Hierin zijn inbegrepen het inschrijvingsrecht, inlassing in de catalogus, website vermelding, een burgerrechtelijke aansprakelijkheid en een verzekering voor goederen tot € 8350,00 (vraag ons naar de voorwaarden).
  • Elektriciteit en wateraansluitingen: komen vanuit plafond. Dit geldt ook voor waterafvoer.
  • Vorkheftruck: Tijdens opbouw en afbraak is er een vorkheftruck beschikbaar (hefvermogen 5000kg). Te bestellen via webshop (hoofdstuk standenbouw) Doorgeven aan organisatie , welke dag(en) en tijdstip u de vorkheftruck wenst te huren.
  • Bouwhoogtes: Download hier het overzicht van Hal-1-2 & Hal-4 met de opbouwhoogtes.
Stand2 Stand1
 

Timetable: start op donderdag 16 maart tot donderdag 23 maart 2017

Donderdag  09:00 – 18:00  Opbouw voor exposanten met eigen standbouw
Vrijdag  09:00 – 18:00
 12:00 – 18:00
 Opbouw voor exposanten met eigen standbouw
 Opbouw voor exposanten met modulaire standbouw
Zaterdag  09:00 – 18:00  Opbouw voor alle exposanten
Zondag/woensdag  09:00 – 11:00
 11:00 – 18:00
 Exposanten toegang
 Beurs open voor bezoekers
Woensdag  18:30 – 22:00  Afbouw beurs
Donderdag  08:00 – 18:00
 05:00 – 12:00
 Afbouw beurs hallen 1 & 4
 Afbouw beurs hal 2

 

Toegangskaarten

Om relaties en prospects gratis te kunnen uitnodigen naar de beurs, kunt u hieronder diverse online banners downloaden. Deze kunt u o.a. plaatsen onder uw email handtekening, in uw (digitale) nieuwsbrief en op uw website om uw aanwezigheid als exposant op de beurs te melden en om gratis personen uit te nodigen naar de beurs. Let op, elke exposant ontvangt een eigen link om vanuit de banner naartoe te linken. Zo is het mogelijk om de bron van de bezoekers te monitoren en u na de beurs een status overzicht te geven met de contactgegevens van:
de genodigden die via u hebben geregistreerd
– een selectie daarvan welke de beurs hebben bezocht
– een selectie daarvan welke de beurs niet hebben bezocht

Kijk voor meer informatie op de promotie-pagina

Indien u toch gedrukte uitnodigingen wenst, kunt u die aanvragen (per 50 kaarten). U kan deze gratis afhalen via Bakkers Vlaanderen – Elisabethlaan 1 – 2600 Berchem, via de Nationale Landsbond der Beenhouwers, Spekslagers en Traiteurs België – Houba de Strooperlaan 784 – 1020 Brussel of via Fairs Consult – Maaltekouter 1 – 9051 Sint Denijs Westrem (vanaf vrijdag 20 januari).
Indien u deze per aangetekende zending wenst te ontvangen, wordt port kost doorgerekend.

Voorbereiding

  • Controleer of uw reispapieren in orde zijn (buitenlandse exposanten)
  • Boek uw hotel
  • Controleer uw standtype en kijk wat hierbij inclusief is (zie Standtypes)
  • Bestel uw extra’s: meubilair, internet, planten, verhoging elektriciteit, etc. (Let op toeslag nabestellingen!!)
  • Zorg dat alle betalingen zijn voldaan en de bedragen voor de check-in op de rekening staan van Fairs Consult
  • Check uw gegevens op de exposantenlijst, deze zullen namelijk ook geplaatst worden in de bezoekerscatalogus
  • Plaats de banner van Bibac Plus (zie downloads) in uw email-handtekening en op uw website
  • Verstuur uw gratis toegangskaarten digitaal
  • Richt uw stand tijdig in (zie Timetable)

Webshop

Via de webshop kunt u diverse extra producten bestellen om uw deelname te optimaliseren, zoals tapijt (standtype A), elektriciteit verzwaring, verlichting, standbouw, planten, standschoonmaak, internet, koelmeubelen, etc. Let op: zie onder ‘Standtypes’ welke producten al inclusief zijn.