Exposantenhandleiding

Wij helpen graag om uw beursdeelname zo efficiënt mogelijk te laten verlopen!
Deze handleiding geeft u een alfabetisch overzicht van alle diensten en mogelijkheden.
Mocht u echter nog bijkomende vragen hebben, aarzel niet ons te contacteren via info@bibacplus.be

Algemene voorwaarden

Met de registratie heeft u getekend voor de algemene voorwaarden, deze kunt u hier downloaden en bekijken.

Badges

Alle exposanten ontvangen badges bij het inchecken, deze ontvangt u niet per post.
Badges worden pas overhandigd nadat alle openstaande bedragen zijn voldaan (bancontact is beschikbaar). Exposantenbadges zijn gratis en niet nominatief.

Betalingen

Alle nog openstaande bedragen dienen voor het inchecken te zijn voldaan.
Openstaande bedragen kunnen bij het inchecken worden voldaan per creditcard mits een toeslag van 5% administratie- en creditcard kosten. Fairs Consult accepteert cash, maar geen cheques.

Beurssecretariaat

Het beurssecretariaat bevindt zich tussen hal 4 en hal 1. Hier kunt terecht om in te checken en voor alle vragen mbt uw deelname. Het beurssecretariaat is elke dag open van 09:00 tot 18:00.

Bezoekersregistratie

Gratis toegang via online registratie / vrijkaart of € 10,00 per persoon zonder online registratie vooraf of vrijkaart. De toegang is uitsluitend voorbehouden aan vakpubliek en professionelen.

BTW voor exposanten met een buitenlands BTW nummer

Sinds 01/01/2011 is er een wijziging in het BTW reglement, waardoor buitenlandse exposanten (met een buitenlands factuuradres) binnen de EU met een correct BTW nummer 0% BTW gefactureerd krijgen. Hiervoor dient de exposant wel aan te tonen dat het nummer correct is. Exposanten met een Belgisch factuuradres zullen 21% BTW betalen. Heeft u nog BTW terug te vorderen van voorgaande edities? Dan kunt u hier het document toelichting BTW recuperatie downloaden.

Catalogus

Elke bezoeker ontvangt een gedrukte beurscatalogus waarin alle exposanten vermeld worden met standnaam en standnummer. De informatie op de aanvraag tot deelname zal worden gebruikt voor de gedrukte versie voor de bezoekers (en online). Daarom is het belangrijk om uw bedrijfsgegevens goed te controleren. Vanaf 2 weken voor de start van de beurs zal een toeslag worden aangerekend voor het wijzigen of toevoegen aan deze lijst. Wijzigingen kunnen doorgestuurd worden naar info@bibacplus.be.

Catering

Tijdens de beursuren kan er catering voorzien worden via Antwerp Expo.

Datum & Openingsuren

Van zondag 25 tot en met woensdag 28 september 2022, dagelijks van 11:00 tot 18:00.

Ecologische organisatie

Fairs Consult organiseert al haar beurzen ecologisch, waardoor exposanten geen post meer ontvangen. Alle communicatie en facturatie gebeurt digitaal. Ook het tapijt in de hal is recycleerbaar.

Evaluatie

Binnen één maand na de beurs ontvangt u van de organisatie een enquête. De evaluatie van deze enquête zal worden gecommuniceerd.

Exposanten met eigen standbouw

Antwerp Expo verplicht de organisatie van Bibac Plus een keuring te laten uitvoeren op alle elektriciteitsaansluitingen en standbouw. Een keuringsverslag wordt op de stand nagelaten. Bij afkeuring stand wordt een tweede keuring uitgevoerd na afspraak met de standenbouwer. Een derde keuring valt extra in regie ten laste van de standhouder/exposant. Zonder goedkeuring van de officiële keuringsdienst kan de stand niet worden opengesteld. Keuringskosten bedragen € 2,10 per m² met een maximum van € 150,00.

Hotel

Klik hier voor hotels in de buurt van Antwerp Expo.

Locatie

Antwerp Expo
Ingang 1
Jan van Rijswijcklaan 191
2020 Antwerpen

Meubiliar

Een overzicht van het beschikbare meubilair is terug te vinden op de webshop.

Nabestellingen tot 3 weken voor aanvang beurs

Bestellingen via de webshop dienen 3 weken voor de beurs te zijn geplaatst. Voor alle orders na deze datum geldt een toeslag van 30%.

Openbaar vervoer

Met de trein

U rijdt tot Antwerpen Centraal Station. Daarna neemt u tram 2 (Merksem-Hoboken) of tram 6 (richting Olympiade) die voor de ingang van Antwerp Expo stopt.

Met de tram

• Tram 2 : Merksem-Hoboken
• Tram 6 : Luchtbal-Olympiade

Met de bus

• Bus 17 : Centraal station-Wilrijk-UZA
• Bus 22 : Groenplaats-Valaar-UZA
• Bus 38 : Schijnpoort-Berchem-Antwerpen Zuid

Ophangpunten

Klik hier om het plan te downloaden. Stuur daarna uw info naar info@bibacplus.be

Parkeren

U kunt gratis parkeren op de openbare weg:

• Vogelzanglaan (500 parkeerplaatsen)
• Jan Van Rijswijcklaan (200 parkeerplaatsen)
• Desguinlei (400 parkeerplaatsen)
• Verschillende parkings in de omgeving (Le Grellelaan, Beukenlaan, …)

U kunt betalend parkeren op

• De exposantenparking van Antwerp Expo. Deze is enkel toegankelijk voor exposanten met een parkeerabonnement (te verkrijgen op de webshop). Een abonnement is geldig voor 4 dagen (t/m woensdag 28/09 – 18:30) en hiermee kan u ongelimiteerd op en van de parking rijden (let wel, aanbod is beperkt). Tijdens de opbouw & afbraak is de exposantenparking gratis en voor iedereen toegankelijk volgens het parkeerbeleid van Antwerp Expo.
• De bezoekersparking naast Antwerp Expo op de camping van de Vogelzanglaan. U kan rechtstreeks aan de bewaker betalen bij het inrijden. 

Aan beide ingangen van Antwerp Expo zijn aangepaste parkeerplaatsen voorzien voor rolstoelgebruikers.

Antwerp Expo bevindt zich niet in de LEZ-zone maar ligt wel op de grens. Klik hier voor meer informatie hieromtrent.

Perslucht

Aanvragen bij organisatie via info@bibacplus.be

Planten en bloemen

Diverse planten zijn te bestellen via de webshop.

Poorten tijdens opbouw / afbraak

Hal 4: poorten 4A, 4B, 4C, 4D, 4E (zie plan)
Hal 1: poorten 1A, 1B (zie plan)

Sponsordeelname

Voor meer visibiliteit kunnen exposanten deelnemen als sponsor van Bibac Plus.
Wij bieden diverse sponsorpakketten aan om uw deelname extra in de schijnwerpers te zetten:

Sponsorpakket A

Opname van uw logo op elektronische nieuwsbrieven, beurscatalogus, website en beursplan. Om als sponsor van dit pakket opgenomen te worden dient u minimaal 24m² naakte oppervlakte te huren. De prijs bedraagt € 1.250,00 en er worden maximaal 10 sponsors toegelaten. (Logo aanleveren in .eps en .jpeg)

Sponsorpakket B

Ongelimiteerd flyeren tijdens de openingsuren van Bibac Plus aan de inkom (ingang 1) en in de wandelgangen van de verschillende hallen (niet op de stands!) via hostesses/stewards (max 2) + opname van uw logo op elektronische nieuwsbrieven, beurscatalogus, website en beursplan. Om als sponsor van dit pakket opgenomen te worden dient u minimaal 24m² naakte oppervlakte te huren. De prijs bedraagt € 1.500,00 en er worden maximaal 2 sponsors toegelaten. (Drukwerk zelf aan te leveren + logo aanleveren in .eps en .jpeg)

Sponsorpakket C

Uitdelen van met uw logo bedrukte goodiebags tijdens de openingsuren van Bibac Plus aan de inkom (ingang 1) van de beurs via hostesses/stewards (max 2) + opname van uw logo op elektronische nieuwsbrieven, beurscatalogus, website en beursplan. Om als sponsor van dit pakket opgenomen te worden dient u minimaal 24m² naakte oppervlakte te huren. De prijs bedraagt € 1.500,00 en er worden maximaal 2 sponsors toegelaten. (Goodiebags en inhoud zelf aan te leveren + logo aanleveren in .eps en .jpeg)

Sponsorpakket D

De officiële exposantenlanyards (neklinten) worden met uw firmanaam/logo bedrukt + opname van uw logo op elektronische nieuwsbrieven, beurscatalogus, website en beursplan. Om als sponsor van dit pakket opgenomen te worden dient u minimaal 24m² naakte oppervlakte te huren. De prijs bedraagt € 1.500,00 en er wordt maximaal 1 sponsor toegelaten. (Lanyards zelf aan te leveren + logo aanleveren in .eps en .jpeg)

Contacteer ons via info@bibacplus.be indien u graag een van bovenstaande sponsorpakketten wilt bestellen of een sponsorpakket op maat wil bespreken!

Stand types

U kan kiezen uit diverse standtypes:

Standtype A = exclusief standbouw (eigen standbouw)

Wanneer u dit type stand heeft besteld zal enkel de beursvloer zichtbaar zijn. Tapijt en wanden zijn hierbij niet inbegrepen. Standaard zullen hierbij kosten voor de controle van het elektrisch materiaal en standbouw in rekening worden gebracht à € 2,10 per m² (max € 150,00). Deze technische controle wordt opgelegd door Antwerp Expo en uitgevoerd door een erkende organisatie. Bij dit type standbouw wordt de standhouder verplicht om de stand volwaardig (incl. wanden + vloerbedekking) af te werken.

Standtype B (standaard stand) = inclusief standbouw

Wanneer u dit type stand heeft besteld, zijn volgende zaken inbegrepen:

• Lichtgrijze tapijttegels (100×100 cm)
• Zwarte wanden (100×250 cm)
• Frieslijst
• Naambord aan elke open zijde (voor wijzigingen tijdens de opbouw en indien wijziging nog mogelijk, zal een bedrag van € 50,00 in rekening worden gebracht)
• Verlichting (1 spot / 4 m²)
• Verdeelstekker
• Technische controle elektrisch materiaal & standbouw

Standtype C (truss) = inclusief standbouw

Wanneer u dit type stand heeft besteld, zijn volgende zaken inbegrepen:

• Lichtgrijze tapijttegels
• Grijs aluminium frame op (4) poten
• PVC doek op achterwand en/of zijwand(en) incl. print
• Plaatsing PVC doek in truss
• Verlichting (1 spot / 4 m²)
• Verdeelstekker
• Technische controle elektrisch materiaal & standbouw

Standtype D (mini stand market) = inclusief standbouw

Wanneer u dit type stand heeft besteld, zijn volgende zaken inbegrepen:

• Lichtgrijze tapijttegels
• Oppervlakte ± 5m²
• 4 zwarte wanden (100×250 cm)
• 1 naambord (voor wijzigingen tijdens de opbouw en indien wijziging nog mogelijk, zal een bedrag van € 50,00 in rekening worden gebracht)
• Verlichting (2 spots op de buitenpanelen)
• Basisaansluiting elektriciteit + verdeelstekker
• 1 afsluitbare balie + 1 barkruk (zwart)
• Technische controle elektrisch materiaal & standbouw
• Deelnamekosten
• Gemeenschappelijke berging

Reglement modulaire standtypes

• Panelen, verlichting, meubilair en overig gehuurd materiaal worden niet meegenomen en in dezelfde staat achtergelaten.
• Het is niet toegestaan in de gehuurde wanden te boren, schroeven, nieten of spijkeren noch op de wanden te schrijven met ballpoint, stiften, potloden, e.d.
• De gehuurde wanden en aluminium frames mogen niet beplakt worden met tape of andere bevestigingsmaterialen indien deze bij verwijdering lijmresten achterlaten. Mocht dit toch het geval zijn, dienen de lijmresten door u zelf verwijderd te worden. Eventuele schoonmaakkosten die naderhand door ons gemaakt moeten worden, zullen bij u in rekening worden gebracht. Bij beschadigingen aan de wanden zodanig dat deze niet meer herbruikbaar zijn, wordt de vervangingswaarde per wand in rekening gebracht.
• Op het beurssecretariaat is dubbelzijdige tape beschikbaar die geen sporen nalaat op de panelen (€ 0,25 / sticker) .
• Omruilen en/of terugbetalen van gehuurd materiaal wordt niet toegestaan.
• Onmiddellijk na het einde van de beurs start onze leverancier met het afbouwen van de standen. Haal daarom uw persoonlijke spullen en waardevolle voorwerpen zo snel mogelijk van de stand!

Extra’s

• Elektriciteit is verplicht en wordt apart in rekening gebracht (met uitzondering van de mini stand op de Market = inclusief). De minimale afname is 2.200 Watt à € 220,00 voor de beursperiode. Verzwaringen of extra aansluiting kunnen besteld worden via onze webshop.
• Meubilair is apart te bestellen via onze webshop.
• De vaste deelnamekosten van € 350,00 worden ook apart in rekening gebracht per exposant (met uitzondering van de mini stand op de Market = inclusief). Hierin zijn het inschrijvingsrecht, inlassing in de catalogus, websitevermelding, de exposantenborrel, een burgerrechtelijke aansprakelijkheid en een verzekering voor goederen tot € 8350,00 inbegrepen.
• Elektriciteit en wateraansluiting komen vanuit plafond. Dit geldt ook voor waterafvoer.
• Vorkheftruck: Tijdens de opbouw en afbraak zijn er vorkheftrucks beschikbaar. Deze zijn te bestellen via onze webshop. Geef door aan de organisatie op welke dag(en) en welk tijdstip u de vorkheftruck wenst te huren!
• Bouwhoogtes: Download hier het overzicht van hal 1 en 4 met de opbouwhoogtes.

Technische fiche

Om uw beursdeelname en de daarbijhorende voorbereidingen zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, ontvangt elke exposant een technische fiche. Dit is een manual met een duidelijk overzicht van alle diensten, mogelijkheden, faciliteiten en technische informatie. Bezorg deze manual ook aan uw standenbouwer!

Timetable

Start op donderdag 22 september t/m donderdag 29 september 2022

Donderdag	06:00 – 22:00	Opbouw voor exposanten met eigen standbouw
Vrijdag	06:00 – 22:00 12:00 – 22:00	Opbouw voor exposanten met eigen standbouw  Opbouw voor exposanten met modulaire standbouw
Zaterdag	06:00 – 20:00	Opbouw voor alle exposanten
Zondag/woensdag	09:00 – 11:00 11:00 – 18:00	Toegang voor exposanten*  Beurs open voor bezoekers
Woensdag	18:30 – 24:00	Afbraak beurs
Donderdag	07:00 – 17:00	Afbraak beurs

* Indien u vroeger toegang wenst, gelieve dit schriftelijk aan te vragen via info@bibacplus.be.

Toegang bezoekers

Gratis toegang na registratie op de website, op uitnodiging van een exposant of met vrijkaart (zonder registratie of uitnodiging betaalt u € 10,00 aan de kassa). De toegang is uitsluitend voorbehouden aan professionelen.

Toegangskaarten

Om uw relaties en prospects gratis uit te nodigen naar de beurs kunt u diverse online banners downloaden op onze promotiepagina. Deze kunt u oa. plaatsen onder uw emailhandtekening, in uw digitale nieuwsbrief en/of op uw website om uw aanwezigheid als exposant op Bibac Plus kenbaar te maken en om personen gratis uit te nodigen.

Elke exposant ontvangt een eigen link om vanuit de banner naartoe te linken. Zo is het mogelijk om de bron van de bezoekers te monitoren en u na de beurs een statusoverzicht te geven met de contactgegevens van de bezoekers die zich via u hebben geregistreerd:

• een selectie die de beurs hebben bezocht
• een selectie die de beurs niet hebben bezocht

Kijk voor meer informatie op de promotie-pagina

Indien u gedrukte uitnodigingen wenst, kunt u deze aanvragen (per 250 kaarten) via info@bibacplus.be. U kan deze vanaf 1 juni 2022 gratis afhalen op volgende adressen:

• Bakkers Vlaanderen, Elisabethlaan 1, 2600 Berchem
• De Landsbond der Beenhouwers, Spekslagers en Traiteurs van België, Houba de Strooperlaan 784, 1020 Brussel
• Fairs Consult (Flanders Expo), Maaltekouter 1, 9051 Sint-Denijs-Westrem

Indien u deze echter per aangetekende zending wenst te ontvangen, wordt port kost doorgerekend.

Voorbereiding

• Controleer uw standtype en kijk wat hierbij inclusief is (zie standtypes)
• Bestel tijdig uw extra’s: meubilair, planten, verzwaring elektriciteit,…
• Zorg dat alle betalingen zijn voldaan en de bedragen vóór de check-in op de rekening staan van Fairs Consult bvba
• Check uw gegevens op de exposantenlijst, deze worden ook geplaatst in de bezoekerscatalogus
• Plaats de banner van Bibac Plus in uw emailhandtekening en op uw website ter promotie
• Verstuur uw gratis toegangskaarten digitaal
• Richt uw stand tijdig in (zie Timetable)

Webshop

Op de webshop kunt u diverse extra producten bestellen om uw deelname te optimaliseren, zoals tapijt, verzwaring elektriciteit, verlichting, planten, standschoonmaak, (koel)meubelen…

Let op: zie onder ‘standtypes’ welke producten al inclusief zijn.

Wifi

Gratis hotspot ‘Antwerp Expo’. U dient eenmalig te registreren om gratis toegang te verkrijgen tot het netwerk, een code is niet vereist.